سیستمهای IVR را طبق تعریف به گروهی از نرم افزارهای کاربردی اطلاق می کنند که ترکیب اصوات ورودی تلفن (voice Telephone input) و شماره گیر های تلفن (Toch-tone keypad) را دریافت می کنند و از طریق صدا (Voice) ، نمابر (Fax) تماس مجدد (Callback) ، نامه های الکترونیکی (email) و سایر رسانه ها (media) پاسخ می دهند. IVR سیستم ها می توانند به عنوان عضوی از یک برنامه کاربردی بزرگتر که به پایگاه داده ها (Data Base) نیز متصل می باشند مورد استفاده قرار گیرند.. برخی از انواع سیستمهای IVR عبارتند از :
- سیستمهای تلفن بانک و سیستمهای پاسخگوی تلفنی بازار سهام
- نظر سنجی های تلفنی
- مراکز تلفن و منشی های تلفنی
- سیستمهای ثبت سفارش
- سیستم های اطلاع رسانی و ...
اینگونه سیستمها یا به صورت منفرد و یا به عنوان بخشى از یک IVR موظف به دریافت پیامهاى صوتى و یا فکس کاربر هستند. این سیستمها به صورت یک ماشین پاسخگو (Answering Machine) عمل مى کنند و گاهى از یک پیامگیر ساده (مانند دستگاههاى پیامگیر و یا تلفن هاى داراى پیامگیر) استفاده مى کنند و گاهى قابلیت آن را دارند که به جاى استفاده از پیامگیرى هاى متعدد براى یک سازمان به عنوان یک مرکز مشترک، پاسخگوى همه تماس ها باشند، پیامها را تفکیک کنند و با انتخاب فرستنده پیام، آن را به صورت انحصارى در اختیار بخش و یا فرد خاصى قراردهند. این سیستمها تفکیک پیام را از طریق ایجاد صندوق هاى پستى صوتى (Voice Mail Box) انجام مى دهند. برخى از این سیستمها به شکلى هستند که امکان پاسخگویى به پیام هاى دریافتى را براى فرد پیام‌گیرنده و یا صاحب صندوق پستى فراهم مى کنند. در این سیستمها به هر پیام یک شماره یا کد خاص اختصاص داده مى شود و شخصى که پیام گذاشته است مى تواند با تماس مجدد بعد از یک بازه زمانى و با وارد کردن آن شماره یا کد، چنانچه به پیامش پاسخ داده شده باشد، آن را دریافت کند.
از دیگر امکانات این سیستمها ارسال یک پیام به گروهى از صندوق هاى پستى، اضافه کردن متن به پیامهاى دریافت شده، تهیه گزارشهاى مختلف براى هر صندوق و یا صندوق هاى پستى صوتى به صورت آمارى و نمودارى، پخش پیغامهاى اولیه مختلف براى صندوق هاى پستى مختلف، محاسبه زمانهاى تاخیر، آگاه نمودن صاحب صندوق در هنگام دریافت یک پیام از طریق یک تماس تلفنى، SMS، سیستمهاى ارسال پیام به صورت Paging، باز کردن یک پنجره روى کامپیوتر فرد، ارسال e-mail با پیوست پیام صوتى و یا بدون آن و .... مى باشند.
