در مدیریت امور مالی، باید یک برنامه‌ریزی دقیق برای واریز مبالغ حقوق کارمندان و کارگران وجود داشته باشد. این کار در گذشته به صورت دستی و در دفتر حسابرسی مالی شرکت انجام می‌‌شد. اما با پیشرفت تکنولوژی، امکان انجام حساب و کتاب‌ها به صورت خودکار برای شما فراهم میشود. قابلیت‌های گسترده سیستم حسابداری، موجب شده است که هر مدیر ماهری، بخشی از بودجه کسبوکار خود را براساس قیمت نرم افزار حقوق و دستمزد، به خرید این نرم افزارها اختصاص دهد.
اما بهترین نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد، چگونه کار می‌کند؟ در ادامه به صورت خلاصه توضیح خواهیم داد.
فرایند محاسبه حقوق و دستمزد چگونه است؟
مدیریت فرایندهای قبل، حین و بعد از پرداخت حقوق کارکنان
سیستم محاسبه حقوق را می‌توان به سه مرحله قبل، حین و بعد از پرداخت، دسته‌بندی کرد. قبل از پرداخت حقوق، لازم است که همه چیز به‌درستی محاسبه شود. به‌هرحال یک کارمند امکان دارد دارای غیبت‌های غیرموجه، غیبت و مرخصی با حقوق یا بدون حقوق باشد. حتی ممکن است بابت بروز صدمه به اموال شرکت، نیاز به پرداخت خسارت داشته باشد. تمامی این موارد باید در سیستم حقوق درج شود که بهترین نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت این عوامل را به سادگی برای شما ممکن می‌کند.
در حین پرداخت نیز عملکرد نظارتی باید انجام شود. همچنین سر هر ماه، لازم است که شما رقم دقیق پرداختی‌ها را از این طریق بررسی نموده و برای آن فاکتور صادر کنید. همین است که صاحبان کسبوکارها به دنبال دانلود برنامه حسابداری ساده و رایگان برای کامپیوتر و تلفن همراه خود هستند.
در ادامه و در مرحله بعد از پرداخت، ممکن است یکی از کارمندان و پرسنل ادعا کند که حقوق او درست واریز نشده یا اصلا واریز نشده است. در چنین شرایطی سیستم حقوق و دستمزد وارد عمل میشود و راهی برای اثبات همه تراکنش‌ها است. درادامه، بیشتر به ضرورت استفاده از برنامه ثبت حقوق و دستمزد، اشاره خواهیم کرد.
چرا هر کسب وکاری، به نرم افزار محاسبه حقوق نیاز دارد؟
از جلب رضایت کارکنان تا پیروی از قوانین اداره کار
عوامل زیادی موجب میشود که شما در کسبوکار خود نیاز به سیستم حقوق داشته باشید. در ادامه به برخی از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد اشاره می‌کنیم.
از مهمترین عوامل جلب رضایت کارمندان و حفظ روحیه آنها، پرداخت به موقع حقوق است. داشتن یک سیستم حقوق و دستمزد که به‌موقع و به طور مداوم، حقوق کارمندان را پرداخت می‌کند، بدون شک بر روحیه کارمندان تاثیر مثبت می‌گذارد.
- جبران زیان‌های مالی و خسارات
فرض کنید یکی از دستگاه‌ها و ابزارهای مهم در شرکت، به دلیل اشتباه یکی از کارکنان، دچار مشکل شود. باید بتوانید هزینه خسارت را از حقوق او کسر کنید.
به‌هرحال یک شرکت یا کسبوکار، در قبال کارمندان و پرسنل خود یک سری مسئولیت‌های مالی و حقوقی دارد. در نتیجه انتظار می‌رود که بتواند در موعد مقرر، دستمزد آنان را پرداخت کرده و همه چیز را به طور کامل مدیریت کند.
- پرداخت‌‌های مالیاتی و عوارضی
بخشی از درآمد کسبوکارها، شرکت‌های دولتی و خصوصی باید به عنوان مالیات پرداخت شود. این کسورات باید به‌صورت دقیق محاسبه و برنامه‌ریزی‌شده و روی آنها شک و شبهه‌ای وجود نداشته باشد.
- اهمیت پیروی از مفاد و قوانین اداره کار
حتی اگر اداره کار یا مالیات هم روی کسبوکار شما نظارت خاصی نداشته باشد، نیاز است که تمامی محاسبات خود را مدیریت کرده، آن را به شرکت بالادستی گزارش دهید یا در صورت لزوم فاکتور ارائه دهید.
- امکان محاسبه شیفت، اضافه کاری و کسری
مواردی مانند اضافه‌کاری، ساعت کاری خارج از عرف، حضور در روزهای تعطیل، محاسبه حقوق‌های اضطراری و… می‌توانند مسئله محاسبه میزان دریافتی توسط یک کارمند یا کارگر را چندبرابر سخت‌تر کنند که در چنین شرایطی، استفاده از بهترین نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد، کارگشا خواهد بود.
- مدیریت دریافتی‌ها و واریزی‌ها
در مدیریت مالی هر کسب‌وکاری، درآمدها و هزینه‌ها باید ثبت شوند تا در تحلیل سود و زیان، مورد ارزیابی قرار گیرند و هزینه نیروی کار نیز یکی از مهمترین آنهاست.
البته به یاد داشته باشید که اینها، فقط گوشه ای از مزایای استفاده از سیستم های حقوق و دستمزد هستند و امکانات جامع این نرم افزارها، موجب میشود روی پیشرفت کسبوکار خود تمرکز کنید!
