حسابداری انبار را می توان مجموعه ای از عملیات و فرآیندهای کلی دانست، که به منظور تعیین موجودی انبار به کار می رود و برای کسب و کارهایی مانند فروشگاه ها، کارگاه ها، کارخانجات، تولیدی ها و… از اهمیت بالایی برخوردار است.
هر کسب وکاری که با کالاها و مواد اولیه سر و کار داشته باشد، به یک فضای مناسب برای نگهداری محصولات خود نیاز دارد که به آن انبار می گویند. محتویات انبارها، از مهم ترین دارایی های یک کسب و کار شمرده می شوند. بنابراین، مدیریت موجودی و اطلاعات مربوط به کالاهای ورودی و خروجی، برای تصمیم گیری های مهم، اهمیت زیادی دارد. پیچیدگی مسائل کنترل موجودی، باعث شده است که صاحبان همه کسب و کارها به دنبال بهترین نرم افزار انبارداری رایگان بدون محدودیت باشند که بدون نیاز به پرداخت هزینه، به بهترین شکل ممکن انبار خود را منظم کنند.
البته، قبل از اینکه برای دانلود نرم افزار مدیریت موجودی کالا اقدام کنیم، لازم است اصول انبارداری را بشناسیم و درباره روش های مدیریت موجودی، اطلاعات کسب کنیم که در ادامه این مطلب، به این روش های متداول خواهیم پرداخت.
1.سیستم ارزیابی ادواری موجودی
همانطور که از نام آن مشخص است، در پایان دوره های مالی، مبلغ و تعداد کالاهای موجود در انبار، تعیین می شود. بر اساس این روش، مقدار موجودی هایی که در پایان هر دوره شمارش می شوند، از تمام هزینه هایی که برای تولید کالا خرج شده، کسر می شوند تا هزینه نهایی محصول تولید شده را محاسبه کنند.
این روش معمولا برای کالاهایی مورد استفاده قرار می گیرد که دارای حجم پایین، تنوع بالا و قیمت کم هستند. در سیستم ارزیابی ادواری، اطلاعات مختلف مانند تعداد و ارزش کالا در میان دوره ثبت می شود و در پایان آن، ارزش ریالی آنها تعیین می شود. استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی کالا، برای این روش کنترل موجودی مزایای بسیاری به همراه دارد.
یکی از مزایای سیستم کنترل دوره ای این است که مدیریت آن برای موجودی‌های کوچک تر و کمتر، بسیار ساده و راحت است و نیازی به فناوری و تجهیزات تخصصی ندارد.
از جمله معایب این سیستم این است که انجام آن برای سازمان هایی که موجودی های بسیار وسیع و زیادی دارند، فرایند بسیار طولانی و زمان بر خواهد بود. همچنین فرایند شمارش دستی هم می تواند انواع مختلفی از خطاهای انسانی را به وجود آورد. به همین دلیل است که کسب و کارهای بزرگ حتما به یک نرم افزار مدیریت موجودی کالا نیاز دارند. البته نرم افزار حسابداری تحت وب رایگان هم به دلیل دسترسی در هر زمان و هر مکان، گزینه بسیار مناسبی است و امروزه با استقبال زیادی از سوی صاحبان کسب و کار رو به رو شده است.
سیستم مدیریت موجودی دوره ای برای کسب‌وکارهای کوچک که کمترین موجودی را دارند، مناسب است. همچنین برای مشاغلی که محصولات خاصی را می فروشند یا با کالاهایی با اندازه بزرگ سروکار دارند، بسیار ایده آل است.
2. سیستم ارزیابی دائمی موجودی
در روش دائمی کنترل موجودی انبار، اطلاعات مربوط به تعداد و ارزش مالی کالاها هم در هنگام ورود به انبار و هم در زمان خروج از انبار توسط مسئول حسابداری انبار ثبت می شود.
این روش غالباً برای کسب و کارهایی به کار می رود که دارای کالاهای گران قیمت با حجم زیاد هستند، همچنین دارای گردش کالای کم بوده و کالاها به راحتی قابل شمارش باشند. در این شرکت ها به دلیل گران قیمت بودن محتویات انبار لازم است در هر لحظه از موجودی کالاها، تعداد و ارزش مالی آنها اطلاع داشته باشیم. برای داشتن اطلاعات لحظه ای از وضعیت موجودی، استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی کالا، به شما کمک خواهد کرد.
سیستم کنترل دائمی موجودی، شمارش دقیقی از میزان موجودی را در زمان واقعی ارائه می دهد. در این روش، از فناوری هایی همچون بارکد و فناوری (RFID) برای ردیابی محصولات استفاده می شود. پس از آن، اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز، ثبت می شوند و مدیران انبار به سادگی می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
همانطور که اشاره شد، برای مدیریت حجم زیادی از کالاهای متنوع، دیگر روش های انبارداری قدیمی کافی نیست و احتمال خطا و اشتباه در حساب و کتاب های فردی، زیاد است. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار ثبت ورود و خروج کالا، مدیریت انبار شما را متحول خواهد کرد.
